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Apprendre à prioriser ses tâches pour gagner en efficacité

Apprendre à prioriser ses tâches pour gagner en efficacité

La vie d’entrepreneur·e n’est pas un long fleuve tranquille. Certaines journées nous échappent quand d’autres semblent être subies.

Pour vivre pleinement nos journées et gagner en efficacité, la clé, c’est de prioriser.

Mais comment faire lorsqu’on a la sensation que toutes nos tâches sont importantes ? Pour y parvenir, il existe différentes méthodes. C’est parti pour un petit tour d’horizon.

Sommaire

Apprendre à prioriser avec l’ultime To Do List

Pour prioriser efficacement, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble des tâches que nous accomplissons au quotidien.

L’ultime « to do list » est une opération à cerveau ouvert de tout ce qu’il y a dans votre quotidien, sur vos épaules et qui alourdit votre emploi du temps ainsi que votre charge mentale. Pour avancer dans son quotidien et son entreprise, c’est essentiel d’avoir une vraie vue d’ensemble des tâches à accomplir.

Toutes les tâches, même la plus petite consomment de l’énergie et peuvent donner l’impression au bout du compte de courir après le temps et de subir son emploi du temps.

Prenez une heure de votre temps. Coupez toutes les distractions autour de vous et munissez-vous d’un carnet, d’un google doc ou que sais-je encore, assoyez-vous, respirez et notez l’intégralité des tâches que vous réalisez au quotidien. Vos tâches professionnelles mais aussi personnelles.

De la lecture de tes mails à ta routine matinale en passant par les activités du petit dernier, les courses pour la semaine ou l’anniversaire de Tatie Marcelle, tout doit y passer !
L’idée, c’est de littéralement vider et libérer votre cerveau de la charge mentale.

Sur cette ultime to-do list, il doit y avoir au moins une cinquantaine de choses.

A présent, il est temps de prioriser ces tâches et de créer votre To Do List ultime.

prioriser ses tâches pour gagner en efficacité

La matrice d’Eisenhower, un outil essentiel pour apprendre à prioriser

Si vous avez des difficultés pour créer votre To Do List Ultime, je vous invite à vous aider de la matrice d’Eisenhower.
C’est un outil indispensable pour apprendre à prioriser.

Mais avant cela, petit retour en arrière ! (le cours d’histoire, c’est cadeau 😉 )

Dwight David Eisenhower est un militaire et homme d’État américain membre du Parti républicain. Il devient le 34e président des États-Unis pour deux mandats, du 20 janvier 1953 au 20 janvier 1961.

Fin stratège, il s’est notamment illustré durant la Seconde Guerre mondiale. C’est lui qui supervisa l’opération “Overlord”, plus connue en France comme “Le Débarquement”.

Parenthèse historique fermée, passons à la matrice 😉

Eisenhower avait un mantra “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.” Et c’est ainsi que la matrice d’Eisenhower est née.

Elle se compose de quatre cases :

La matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour apprendre à prioriser ses tâches. Elle permet de prendre de la hauteur et du recul sur son quotidien.

La méthode SMART pour apprendre à mieux prioriser

Vous souhaitez apprendre à prioriser ? Le multitasking est votre ennemi !

Désolée de vous décevoir mais la productivité et le multitasking ne sont malheureusement pas compatibles.
Personne n’est multitâche !

Pour rappel, pratiquer le multitasking, c’est :

Et si vous n’êtes pas convaincu·e, je vous invite à regarder la conférence TED de Caroline Huron, psychiatre et chercheuse en sciences cognitives à l’INSERM.

Lors de cette conférence, elle a invité le public à visionner une vidéo avec une seule consigne : compter le nombre d’échanges de ballon.
Puis, elle a repassé la vidéo sans donner de consignes particulières.
Enorme surprise du public lorsqu’ils ont vu un singe apparaître à l’écran !

Trop occupé à compter les passes lors du premier visionnage, personne n’avait remarqué l’anomalie.

Cette expérience démontre que pour apprendre à prioriser, mieux vaut oublier le multitasking !

Des outils pour apprendre à prioriser

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Apprendre à prioriser avec Notion.

Sans surprise, Notion est mon outil chouchou pour gérer mon business et plus particulièrement mes priorités.

J’ai d’ailleurs le plaisir de vous offrir le template de ma To Do List Ultime.
Les différentes vues vous accompagneront dans votre gestion quotidienne, les catégories vous aideront à différencier le pro du perso. Vous pourrez y ajouter des tâches récurrentes et prioriser vos actions selon la matrice d’Eisenhower.

Téléchargez et souriez !

La méthode SMART pour apprendre à mieux prioriser

Comment savoir qu’une tâche, qu’une action ou qu’un objectif et une tâche importante, une action utile ou un objectif atteignable ?
La méthode SMART (pour Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel) est un outil indispensable pour mesurer et apprendre à prioriser ses objectifs.

Apprendre à prioriser avec le principe de Pareto

Pour le petit cours d’histoire (ne me remercie pas, ça me fait plaisir !), c’est en observant l’agriculture de son pays que l’économiste italien Vilfredo Pareto a remarqué que 80 % des terres de son pays appartenaient à seulement 20 % de la population. Il a également observé le même phénomène avec les plantes de son jardin : 20 % de ses plantes produisaient 80 % de ses fruits.

Le principe de Pareto (également nommé règle des 80/20) affirme donc qu’environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes.

En suivant la loi de Pareto, tu pourras identifier les tâches clés. Celles qui avec 20% d’effort fourniront 80% du résultat.

Lire The One Thing et apprendre à prioriser

Si on met de côté l’aspect “développement personnel américain en mode vendeur de rêves”, le livre de Gary Keller et Jay Papasan “The One Thing” est un outil intéressant pour apprendre à prioriser ses tâches et ses objectifs.

Je ne dirai pas que la promesse d’obtenir “une méthode de pro pour enfin passer à l’essentiel afin d’avoir une efficacité hors norme et une lucidité qui permet de mieux profiter de la vie” est tenue ! Mais je dirai que ce livre offre des pistes de réflexion et des perspectives très intéressantes. À vous de vous faire votre propre opinion 😉

Ce qu’il faut impérativement retenir du livre, c’est d’ailleurs autour de ça qu’est construit le livre. Il y a UNE question déterminante à se poser pour les différents aspects de sa vie : “ Quelle est la chose essentielle que je peux faire de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple voire inutile ?”

Vous pouvez vous poser cette question pour :

C’est une grande question qui peut vous apporter des bonnes réponses afin de vous permettre de faire un nettoyage de l’existant, de vous relancer sur une dynamique et des bonnes priorités pour vous amener à votre Essentiel et votre succès.

Si vous souhaitez vous faire accompagner dans cette démarche-là, discutons-en ! J’ouvre deux places supplémentaires de “ Réveille ton Biz’ – Le coaching” pour les trois prochains mois !

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